ホテルPMSとは?ホテル運営に欠かせない管理システム

「そもそもPMSってなに?サイトコントローラーとどう違うの?」

「PMSを使っているけど、イマイチ使いこなせていない」

「PMS導入を検討中。でもどのPMSを選べばいいかかわらない…」

今やホテル業界には欠かせない存在となっているPMSですが、その機能やメリットをきちんと理解できていない人も多いのではないでしょうか。

今回は、ホテルPMSについて、機能やメリット・おすすめする理由・選び方などを徹底解説しています。

この記事を読めば、以下のことがわかります。

✔PMSの機能やメリット

✔PMS導入をおすすめする理由

✔PMSの選び方のポイント

PMSを何となく使っている方も、まだ導入していない方も、PMSについて正しく理解を深め、より良いホテル運営のために存分に使いこなしましょう。

PMSで業務を効率化するスタッフ

そもそもホテルPMSって?

PMSとは、Property Management Systemの頭文字をとったもので、ホテル管理システム、宿泊管理とも呼ばれます。

ひと言でいうと、ホテル運営業務を一元管理するシステム。

従来の煩雑で面倒な方法に代わる、便利で効率的なシステムなのです。

ホテルPMSの機能

さっそく、PMSではどんなことができるのか見ていきましょう。

PMSの基本的な機能は次のようなことです。

PMSを使わずにこれらの業務をするとなると、宿帳に手書きで記入するかExcelで手入力しなければなりません。時間も労力もかかる上に、ヒューマンエラーのリスクが常に付きまとうので、特にフロントスタッフは日々の業務に追われて疲弊してしまいます。

PMSを使えば、正確な情報をすばやく処理できるので、業務効率は大幅に改善されます。

例えばこんなメリット!

とは言え、なかなか具体的なイメージはわかないですよね。

そこで、PMSがあるとこんなに便利!と納得できる具体的な現場シーンをご紹介します。

PMSの良さがさらにイメージしやすくなるでしょう。

【チェックインやチェックアウトのお客様が相次いで、各客室の状況がわからなくなった!】

→ルームキーと連動すれば、チェックイン/アウト対応と同時に客室管理に反映される

【休みの日や外回りの日には、ホテルの状況が一切わからない】

→主流のクラウド型なら、どこからでもホテルの状況を確認できる

【よく来てくれる客層がなんとなくでしかわからない】

データ分析で、年代や男女比など正確な数値で把握できる

【日別や月別、予約サイト別で売上を見たいが、集計に時間がかかりすぎる】

→ワンクリックで集計単位を選ぶだけで、瞬時に集計完了!

いかがでしょうか?

これらはほんの一例ですが、これらの業務を一括で管理してくれるとなると、グンと作業効率があがることが想像できます。

笑顔のバルーンイメージ

PMS と サイトコントローラーは連携すべし

PMSと並んでよく耳にするのが、サイトコントローラー。

似たようなものかと思われがちですが、実はPMSとサイトコントローラーの役割は異なり、お互いが切っても切れない補完関係にあるのです。

サイトコントローラーとは

サイトコントローラーとは、ひと言でいえば、ホテル内外の予約サイトを一元管理するシステム。

自社サイトや国内OTA(じゃらん、楽天トラベル等)、海外OTA(Booking.com、Airbnb等)といった複数の予約サイトを一括で管理できます。

海外ではチャネルマネージャーと呼ばれることも。

従来は各予約サイトごとに細かく部屋数を割り振って販売していましたが、それでは在庫調整に手間がかかり、ダブルブッキングや機会損失も生じえます。

サイトコントローラーによって客室の在庫を一元管理することで、多くの予約サイトを簡単に管理でき、ダブルブッキングも回避できるようになるのです。

多くの予約サイトを持つことは、さまざまな人にアプローチできることと同じ。稼働率上昇にも繋がりますね。

※OTA…Online Travel Agencyの略でオンライン上で取引する旅行代理店のこと

PMSとサイトコントローラーの違い

PMSとサイトコントローラーの違いをまとめましょう。

平たく言えば…

✔PMSはホテル運営業務の一元管理

✔サイトコントローラーは予約サイトの一元管理

業務の領域が異なることがわかりますね。

ホテルには、フロント業務、清掃業務、広報業務、経理業務などさまざまな職種がありますよね。どれひとつとってもホテル運営には欠かせないもの。

それと同様に、PMSとサイトコントローラーも異なる業務領域なので、どちらも必要なのです。

その上、PMSとサイトコントローラーの連携によって、よりスピーディに業務をこなすことができます。具体的には次の章で説明しますが、1+1=2以上の相乗効果が見込めますよ。

PMSとサイトコントローラーの片方のみを導入することもできますが、両者を導入および連携させることを強くおすすめします。

ホテルシステムWASIMILは、進化型ホテルシステム。
PMS機能に加え、スムーズなサイトコントローラー連携、CRM(顧客管理)、マーケティングオートメーション、予約エンジンまでが一括で運用できます。

ホテルPMS導入をおすすめする理由

PMSとサイトコントローラーの連携を前提として、PMS導入をおすすめする理由を解説します。

最大の理由は、何と言っても収益アップが期待できるから。

その理由は、①業務の効率化、②データ分析による戦略にあります。

詳しく見ていきましょう。

1.業務を効率化できる

PMSは、予約時と到着前のゲストへのメール送信、ゲストへの請求書発行、レポートの編集などの日々のルーティン作業を自動化・デジタル化することができます。

サイトコントローラーと連携すると、予約サイトからの予約が自動的にPMSに反映され、いちいち予約者情報を入力する手間も省けます。

これによって、特にフロントスタッフの業務は効率化し、時間的ゆとりが生まれます。

そして、業務に追われない勤務体制ができると、ゲストへのより丁寧で細やかな対応が可能となるので、顧客満足度アップや口コミ高評価へと繋がります。

心のこもったおもてなしであなたのホテルのファンを作りましょう。リピーターも増えるきっかけになるでしょう。

2.データ分析で戦略が立てやすい

PMSは、顧客情報や売上を正確な数値やグラフで示してくれます。

しかも、日別や月別はもちろん、予約サイト別、部屋タイプ別などあらゆる視点の集計データを瞬時に作成してくれるのです。

この機能によって、ホテルの現状を正しく把握でき、数値の変動も追えるのでキャンペーンや特別プランの効果判定も的確に捉うことができます。

例えば、あなたのホテルを利用するメイン年齢層に向けて、キャンペーンや特別プランを打ち立てれば、顧客満足度に大きく貢献するでしょう。

他にも、最も予約が多い予約サイトで、広告オプションの追加や幅広い料金設定のプランを作れば、集客効果が期待できます。

もちろん、これらの戦略が成功したかどうかの効果判定をするのを忘れずに。効率的なトライ&エラーを実施して、売上を伸ばしましょう。

このように、PMSのデータ分析は今後の経営戦略の礎(いしずえ)となるでしょう。

PMSによるデータ分析

ホテルPMSを選ぶときのポイント

PMSを提供しているプロバイダーは、とてもたくさんあります。日本製のPMSだけでも50社以上。

下記の選び方のポイントを押さえて、自社に最適なPMSを見つけてください。

  • クラウド型かオンプレミス型
  • どのサイトコントローラーに接続できるか
  • 費用(初期費用、固定費、変動費の有無)
  • 自社に必要な機能があるか

今からPMSを導入するならば、クラウド型一択です。クラウド型は初期費用も安く、すぐに利用開始できるので、心理的ハードルも低いです。そしてやはり、インターネットさえあればどこからでもアクセスできるという利便性は外せませんね。

一方、オンプレミス型とはサーバーを自社で運営管理するタイプです。初期費用が高額になりやすく、ハードウェアを置くスペースも必要となります。

費用には、セットアップにかかる費用、毎月の利用料、オプション料などがあります。PMSによっては、セットアップ等の初期費用無料のものもあります。

トライアルがあれば、実際に使ってみて、操作のしやすさや見やすさ、自社に必要な機能の過不足などを確認できるので、ぜひ試してみましょう。

まとめ

ホテルPMSとは、ホテル運営業務を一元管理し、業務効率化やデータ分析を通して収益アップへと導いてくれる、活気的なシステムだということがわかりましたね。

サイトコントローラーと連携させることで、より一層便利になり、ホテル運営を大きく支えてくれるでしょう。

ホテルPMSを選ぶ際には、自社に必要な機能を確認した上で、最適なものを選んでください。

ホテルシステムは進化型PMSシステム。ただ今、β版事前登録を行っています。

ホテルシステムWASIMILは進化型PMSシステム

*この記事はHotelMinderの協力をもとにWASIMILが翻訳・編集を行ったものです。
オリジナル記事:”What is a Hotel PMS and why use one?

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